L’atto pubblico del notaio

L’atto pubblico è quello ricevuto, nel rispetto delle formalità di legge, da un pubblico ufficiale avente competenza e qualità per rogarlo, in linea di principio nel luogo in cui è stato redatto. Si distingue dalla scrittura privata firmata soltanto dalle parti (anche se redatta con l’aiuto del notaio) e formata in qualsiasi luogo.

Il pubblico ufficiale è una persona delegataria del potere pubblico dello Stato, in nome del quale conferisce l’autenticità agli atti che rientrano nella sua competenza. Il titolare di un ufficio ministeriale è un professionista titolare di un ufficio (o carica) attribuito dallo Stato. Il notaio è dunque al tempo stesso pubblico ufficiale e titolare di un ufficio ministeriale.

Nel campo del diritto privato, i principali pubblici ufficiali sono gli ufficiali di stato civile, i notai, i cancellieri e i segretari di cancelleria, gli ufficiali giudiziari e i banditori d’asta (queste due ultime figure si sono fuse dal 1° luglio 2022 e sono ormai chiamate commissari di giustizia).

Ciascuno di essi ha il proprio ambito di competenza.

La competenza dei notai è generale. Tutti gli atti (salvo gli atti di stato civile e gli atti contenziosi giudiziari) possono essere redatti nella forma dell’atto pubblico notarile. I notai sono infatti abilitati a:

• ricevere tutti gli atti e i contratti ai quali le parti devono o vogliono attribuire il carattere di autenticità proprio degli atti dell’autorità pubblica,
• assicurarne la data,
• conservarne il deposito,
• rilasciarne copie autentiche ed esecutive (Ordinanza n. 45-2590 del 2 nov. 1945, art. 1).
  

I notai esercitano le loro funzioni sull’intero territorio nazionale, ad esclusione della Nuova Caledonia, della Polinesia francese e delle isole Wallis e Futuna (Decreto n. 71-942 del 26 nov. 1971, art. 8).

Alcuni atti devono obbligatoriamente essere redatti in forma notarile:

• o a pena di nullità: i contratti di matrimonio, gli atti di donazione;
• o per le esigenze della pubblicità immobiliare: le vendite immobiliari, le divisioni che comprendono un bene immobile…
  

Tuttavia, in molti casi, e anche quando un atto pubblico non è obbligatorio, è consigliabile ricorrere a un notaio, per il suo ruolo di garante della sicurezza giuridica dell’atto firmato. È così per i testamenti, per la costituzione di società civili immobiliari...

Le parti dell’atto (o i loro rappresentanti) e il notaio sono presenti.

Il notaio può così verificare l’identità, la capacità e i poteri degli interessati. È in grado di chiarire alle parti la portata dei loro impegni e le conseguenze dell’atto. Vigila sul buon equilibrio del contratto e si assicura del consenso informato, reale e giuridicamente valido delle parti.
Il notaio e le parti firmano l’atto. L’atto potrà non recare la firma delle parti quando queste non sanno o non possono firmare. Nella sua qualità di pubblico ufficiale, con la propria firma conferisce l’autenticità all’atto che riceve e risponde dell’identità delle parti, del suo contenuto (le formalità riferite e la volontà dichiarata delle parti) e della sua data.

Buono a sapersi : il sigillo del notaio è apposto alla fine dell’atto soltanto se si tratta di un atto ricevuto « en brevet », cioè il cui originale non è conservato dal notaio ma consegnato alle parti (Decreto 71-941 del 26-11-1971, art. 15). Gli atti ricevuti in minuta non recano alcun sigillo.

Novità: la procura pubblica a distanza

In linea di principio le parti sono presenti o rappresentate alla firma dell’atto, che sia firmato su carta o elettronicamente.
La questione dell’atto pubblico firmato senza la presenza delle parti (o del loro rappresentante) davanti al notaio si è posta in modo acuto al momento del lockdown. In via provvisoria e derogatoria, il decreto 2020-395 del 3 aprile 2020 ha consentito in modo inedito ai notai di ricevere atti pubblici senza che le parti comparissero davanti a loro, facendoli firmare a distanza in videoconferenza. Questo dispositivo fortemente derogatorio ha cessato di applicarsi il 10 agosto 2020.

Il decreto del 20 novembre 2020 ha reso permanente questa possibilità, ma per un solo atto, la procura pubblica (Decreto n. 2020-1422 del 20 nov. 2020: JO, 21 nov.).

Da allora i notai possono ricevere procure senza che il cliente debba spostarsi, utilizzando un sistema di videoconferenza e di firma elettronica certificata e sicura.
Ciò è particolarmente utile per i francesi residenti all’estero o per gli atti che richiedono procure pubbliche (redatte da un notaio), come le donazioni.

Per maggiori informazioni sulla procura pubblica a distanza, si veda il nostro articolo qui.

Atto pubblico elettronico a distanza con due notai

Quando una parte non può essere presente (né rappresentata) davanti al notaio rogante, il suo consenso può essere raccolto da un altro notaio davanti al quale essa si presenta (o si fa rappresentare) per la firma. L’atto pubblico elettronico a distanza consente la ricezione di un atto da parte di due notai distanti l’uno dall’altro, ciascuno nel proprio studio ( articolo 20 del decreto n. 71-941 del 26 novembre 1971).

Concretamente, per esempio nell’ambito della vendita di un bene situato a Marsiglia, il notaio dell’acquirente riceve i suoi clienti nel proprio studio a Parigi, il notaio del venditore nel proprio studio a Marsiglia.

Ciascun notaio raccoglie il consenso del cliente presente al suo fianco, e i due notai comunicano tra loro con un software di videoconferenza. Il notaio rogante condivide il proprio schermo e tutte le parti possono leggere, verificare e convalidare in tempo reale le modifiche apportate all’atto. Una volta siglato l’atto, ciascuno lo firma sul tablet e tutte le firme sono riunite elettronicamente in un unico documento, chiamato atto pubblico elettronico.

L’atto notarile era tradizionalmente redatto su supporto cartaceo.

Oggi è redatto in prevalenza su supporto elettronico, con riserva del rispetto della normativa, sia interna sia comunitaria, relativa alla redazione e alla conservazione dell’atto e all’ottenimento di una firma elettronica qualificata. In queste condizioni conserva tutte le sue qualità tradizionali (data certa, efficacia probatoria ed efficacia esecutiva). Il Codice civile francese precisa del resto che "Lo scritto elettronico ha la stessa efficacia probatoria dello scritto su supporto cartaceo" (articolo 1366 del Codice civile francese). I notai sono stati i primi in Francia a disporre di uno strumento di firma elettronica con il massimo livello di affidabilità.

In pratica il notaio legge l’atto visibile sullo schermo e i suoi allegati, che fanno parte integrante del documento. Risponde poi alle domande dei clienti e può eventualmente procedere alle modifiche volute dalle parti. Una volta letto e modificato l’atto, ciascuna delle parti lo firma insieme agli allegati con un pennino su un tablet. La firma è riprodotta sullo schermo.

Il notaio che riceve l’atto si identifica grazie alla chiave Real, dello stesso formato di una chiavetta USB. Essa è personale e gli consente di autenticare l’atto come farebbe su carta, firmando elettronicamente e apponendovi il proprio sigillo elettronico.

Il cliente esce con un’attestazione cartacea dell’atto di vendita, come in occasione di una firma tradizionale. Potrà essergli consegnata una copia cartacea dell’atto di vendita elettronico. Infine, il notaio gli trasmette per e-mail una versione dematerializzata che egli conserverà sul proprio computer e potrà trasmettere, all’occorrenza, alla sua banca o alla sua compagnia di assicurazioni. L’atto è inoltre trasmesso, per la conservazione, all’archivio centrale delle minute dei notai. Il notaio riceve allora un avviso di ricevimento.

L’atto notarile è redatto in un solo originale, chiamato " minuta ", che è conservato dal notaio nel suo studio. La minuta può essere redatta su supporto cartaceo o elettronico.

A partire da questa minuta il notaio rilascia copie autentiche degli atti o « expéditions » che consegna alle parti.
Quando è redatta su carta, reca la menzione « Per copia autentica » posta in ultima pagina, seguita dalla firma e dall’apposizione del sigillo del notaio. Deve inoltre rispettare alcune regole di forma fissate dall’articolo 34 del decreto 71-941 del 26 novembre 1971 (inchiostro indelebile; i paragrafi e i commi devono essere identici a quelli della minuta; le pagine sono numerate e il loro numero è indicato in ultima pagina ecc.).

Quando è redatta su supporto elettronico, reca la data, la firma elettronica qualificata del notaio e l’immagine del suo sigillo, nonché la menzione della sua conformità all’originale. Può essere trasmessa per via elettronica a condizioni che garantiscano l’integrità dell’atto, la riservatezza della trasmissione, l’identità del mittente e quella del destinatario (Decreto 71-941 del 26-11-1971, art. 37).

La copia esecutiva (un tempo denominata « grosse » perché scritta in caratteri grandi, in contrapposizione alla « minute », scritta in caratteri piccoli) è una copia autentica munita della formula esecutiva e quindi dotata di efficacia esecutiva. Consente pertanto di procedere all’esecuzione forzata.

Inizia con « Repubblica francese, in nome del popolo francese... » e si conclude con la formula esecutiva fissata dal decreto 47-1047 del 12 giugno 1947: « Di conseguenza, la Repubblica francese ordina e comanda a tutti gli ufficiali giudiziari che ne siano richiesti di dare esecuzione al presente atto, ai procuratori generali e ai procuratori della Repubblica presso i tribunali di grande istanza di vigilarvi, a tutti i comandanti e ufficiali della forza pubblica di prestare man forte quando ne siano legalmente richiesti. In fede di che il presente atto è stato firmato da... ».

La copia ipotecaria è una copia autentica destinata a essere pubblicata nel registro immobiliare. Per poter essere conservata dal servizio incaricato della pubblicità immobiliare al fine di rilasciarne copie, la copia ipotecaria si presenta in forma “normalizzata”: deve, a pena di rifiuto, essere redatta su un modulo fornito dall’amministrazione e rispettare le regole di redazione dettagliate all’articolo 76-1 del decreto 55-1350 del 14 ottobre 1955.

Infine, il notaio può rilasciare copie semplici dei suoi atti, senza menzione di certificazione da parte sua. Quando non è necessaria alcuna copia autentica o esecutiva, ciò presenta il vantaggio di ottenere una copia a costo minore.

La data certa: l’atto pubblico fa piena fede della propria data, il che ne semplifica la prova.

L’efficacia probatoria : l’atto pubblico fa fede del proprio contenuto, per quanto riguarda gli elementi constatati e verificati dal notaio. La prova contraria può essere fornita soltanto attraverso una procedura complessa, equivalente a quella della contestazione di una decisione giudiziaria per parzialità del giudice.

L’efficacia esecutiva : quando il debitore non adempie i propri obblighi pecuniari, l’atto pubblico evita al creditore di dover ottenere una sentenza per agire nei suoi confronti per il pagamento del debito. Al contrario, se si tratta di una scrittura privata, il creditore dovrà ottenere un titolo esecutivo tramite il tribunale ordinario.

L’atto pubblico è esecutivo di pieno diritto, come una decisione giudiziaria.
Il suo formalismo preserva la libertà individuale. La sua efficacia assicura la tutela degli interessi economici. La sua trasparenza consente l’informazione dello Stato.

La conservazione dell’atto pubblico

Il notaio è responsabile della conservazione degli atti che ha ricevuto (Decreto n. 71-941 del 26 nov. 1971, art. 11) per 75 anni (Codice del patrimonio francese, art. L 212-4, II, e R 212-15). Trascorso tale termine, i notai consegnano i loro originali agli archivi nazionali, per Parigi, o dipartimentali. Le minute dei notai sono quindi liberamente consultabili 75 anni dopo la loro data e 100 anni quando riguardano una persona minorenne (Codice del patrimonio francese, art. L 213-2).

La conservazione degli atti pubblici elettronici è assicurata dal Consiglio superiore del notariato tramite l’Archivio Centrale Elettronico del Notariato (MICEN), al quale ha accesso soltanto il notaio firmatario. Da questo spazio egli potrà così recuperare in qualsiasi momento l’atto e i suoi allegati e rilasciarne copie.

Gli atti pubblici spiegati per ogni paese dell’UE

Un sito internet dedicato agli « Atti pubblici in Europa » (http://www.actes-authentiques.eu) mette a disposizione una raccolta di informazioni che consente di comprendere il funzionamento degli atti pubblici in ciascun paese dell’Unione europea.

Schede per paese spiegano, in termini semplici, che cosa dice la legge locale sugli atti pubblici: quali sono gli atti più frequenti (in materia di successione, contratto di matrimonio, donazione, acquisto immobiliare) e chi può redigerli (notaio o tribunale).

Il certificato di titolo esecutivo europeo

Creato dal regolamento (CE) n. 805/2004 del 21 aprile 2004, il certificato di titolo esecutivo europeo che accompagna un atto pubblico consente di far eseguire un credito in tutti gli Stati membri dell’UE senza alcuna formalità (apostille, exequatur...). Una sorta di « passaporto », consente al creditore di rivolgersi direttamente all’autorità incaricata del recupero nel paese interessato.

In pratica il notaio compila il modulo tipo che figura nell’allegato III del regolamento (CE) del 21 aprile 2004 e vi allega una copia esecutiva dell’atto notarile ed eventualmente una traduzione certificata nella lingua del paese di esecuzione.

Una guida pratica al titolo esecutivo europeo è disponibile sul sito: www.ec.europa.eu/civiljustice.